درس المراجعة الداخلية

  المراجعة الداخلية

مقدمة:

    مع تطور حجم المنشات وانتشارها جغرافيا علي نطاق واسع زادت الحاجة إلي أساليب للتحقق من الإجراءات والسياسات الإدارية التي تكفل توفير الحماية لأصول المنشاة وضمان دقة البيانات ولهذا نشأت المراجعة الداخلية لمساعدة الإدارة في مواجهة هذه المتطلبات.

  ويمثل المراجع الداخلي عين الإدارة داخل المنشاة حيث يقوم بفحص وتدقيق أداء العاملين فيها إلي جانب تقييم كفاءة وفاعلية الأداء .

أولا: مفهوم المراجعة الداخلية وتطورها:

     ظهرت المراجعة الداخلية منذ حوالي ثلاثين عاما . وبالتالي فهي تعتبر حديثة بالمقارنة بالمراجعة الخارجية ، وقد لاقت المراجعة الداخلية قبولا كبيرا في الدول المتقدمة . واقتصر دور المراجعة الداخلية في بادئ الأمر علي المراجعة المحاسبية للتأكد من صحة تسجيل العمليات المالية واكتشاف الأخطاء والغش إن وجدت . ومع تطور المشروعات أصبح من الضروري تطوير المراجعة الداخلية وتوسيع نطاقها بحيث تستخدم كأداة لفحص وتقييم مدي فاعلية الأساليب الرقابية ومد الإدارة العليا بالمعلومات . وبهذا تصبح المراجعة الداخلية  أداة تبادل المعلومات واتصال بين المستويات الإدارية المختلفة والإدارة العليا .ويجب أن يتوفر قدرا من الحيدة والاستقلال للمراجع الداخلي حتى يؤدي عمله بكفاءة وفاعلية.

تعريفها :

عرف معهد أو مجمع المراجعين الداخلين بالولايات المتحدة الأمريكية المراجعة الداخلية علي أنها :

( وظيفة يؤديها موظفين من داخل المنشاة وتتناول الفحص ألانتقادي للإجراءات والسياسات ، والتقييم المستمر للخطط والسياسات الإدارية وإجراءات الرقابة الداخلية . وذلك بهدف التأكد من تنفيذ هذه السياسات الإدارية والتحقق من أن مقومات الرقابة الداخلية ومعلوماتها سليمة ودقيقة وكافية )

ثانيا : أهداف المراجعة الداخلية :

المراجعة الداخلية تهدف بالدرجة الأولي إلي خدمة الإدارة. فعن طريقها تتم مراجعة جميع العمليات المالية في المنشاة وذلك لغرض مساعدة الإدارة العليا في التوصل إلي أقصى كفاية إنتاجية ممكنة ولتحقيق ذلك يتم التأكد مما يلي :

1- التحقق من تنفيذ الخطط الموضوعة والسياسات الإدارية من قبل الإدارة العليا للمنشاة وتقييمها وإبداء الرأي حيالها وتحليل الانحرافات عن هذه الخطط وتقديم الاقتراحات لتجنب الانحرافات مستقبلا . وسد الثغرات التي تؤدي إلي ضياع أموال المنشاة . وهنا يقوم المسئولون عن المراجعة الداخلية بكتابة تقارير دورية عن تقييمهم للخطط المنفذة

2-التأكد من أن المعلومات المعروضة على الإدارة دقيقة وكافية وأنها من واقع مستندات صحيحة وسليمة .

3- التحقق من وجود  حماية كافية لأصول المنشاة ضد الفقد والسرقة.

4-الحكم على إمكانية الاعتماد على البيانات المحاسبية والإحصائية واتخاذها كأساس للقرارات الإدارية الناجح.

5-تقييم عمل الأفراد ومدى قدرتهم على تحمل المسئولية

6-تقييم كفاءة استخدام الموارد والأصول من الناحية الاقتصادية .

7-التحقق من أن المصروفات لاتنفق إلا في الأغراض الهامة .

8-تحديد مدى التزام المنشأة بالمتطلبات الحكومية الاجتماعية

9-               التعاون مع المراجع الخارجي لتحديد مجالات المراجعة الخارجية .

10-        المشاركة في برامج تخفيض التكاليف ووضع الإجراءات اللازمة لها .

ثالثا : الخواص الرئيسية لإدارة المراجعة الداخلية :

لكي تعمل إدارة المراجعة الداخلية بنجاح ينبغي أن تتمتع بالخواص الآتية :

1-    تعمل إدارة المراجعة الداخلية في استقلال تام عن باقي الإدارات الأخرى وهذا الاستقلال الوظيفي هو احد نقاط القوة فيها .

2-   تعمل إدارة المراجعة الداخلية بناء علي سلطات صريحة وينحصر عملها في المراجعة الداخلية فقط.

3-    تعتبر المراجعة الداخلية جزء من الرقابة الداخلية أي أنها تعمل بجوار الضبط الداخلي لذلك يجب عدم الخلط بينهما . فالمراجعة الداخلية تتم بعد إتمام العمليات أما الضبط فيتم بطريقة تلقائية أي مع العملية.

4-    إدارة المراجعة الداخلية دورها ينحصر في التأكد من تنفيذ السياسات الإدارية وليس مهمتها وضع هذه السياسات .

5-    لا تتدخل إدارة المراجعة الداخلية في شئون الموظفين وينبغي أن تكون هناك علاقة تعاونية بين إدارة المراجعة الداخلية والموظفين . ويجب علي المراجع الداخلي أن يساعدهم على أداء مهمتهم ويتعرف علي الصعوبات التي تواجههم ، كما يجب عليه ألا يتدخل في توقيع الجزاءات والعقوبات علي الموظفين .

6-    يجب أن يكون موظفي إدارة المراجعة الداخلية على درجة من التأهيل المهني ومدربين في أعمال المحاسبة والمراجعة والإدارة .

رابعا : إطار عملية المراجعة الداخلية :

يمكن تقسيم نشاط المراجعة الداخلية بحسب طبيعة العمليات إلى أربعة أقسام تحدد إطار المراجعة الداخلية :

1-   المراجعة المالية .

2-   مراجعة الالتزام.                            

3-   المراجعة التشغيلية.

4-   مراجعة نظم المعلومات .

وسوف نقوم بشرح كلا منها على النحو التالي :

المراجعة المالية :

وتتمثل في النشاط الذي يقوم به المراجع الداخلي في الفحص والمراجعة للجوانب المالية ونظم الضبط والرقابة في المنشأة . وتتركز اهتمامات المراجع الداخلي في التأكد من توفر الحماية الكافية للأصول والسجلات.ومحاولة اكتشاف ومنع الأخطاء والمخالفات.

 مراجعة الالتزام :

وتتمثل في ذلك النشاط الذي يقوم به المراجع الداخلي لمراجعة الالتزام بالمتطلبات النظامية والقانونية ، وأيضا ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات التي ترسمها الإدارة .

المراجعة التشغيلية :

وهي تشمل مراجعة الأنشطة والسياسات والإجراءات والعمليات للتحقق من كفايتها وانتظامها . وذلك بهدف مراجعتها وإعداد التقرير وتقديم التوصيات اللازمة للإدارة .

مراجعة نظم المعلومات :

وتتمثل في ذلك النشاط الذي يقوم به المراجع الداخلي في المنشآت التي تتبع نظم الحاسوب للتأكد من اكتمال هذه النظم وأيضا جودة  وفعالية  أنظمة الرقابة الداخلية في هذه النظم الاليكترونية

خامسا : مدى اعتماد المراجع الخارجي علي المراجع الداخلي :

يتحدد اعتماد المراجع الخارجي على أعمال المراجع الداخلي علي مدى استقلالية المراجع الداخلي .

حيث يعتبر استقلال المراجع الداخلي احد المعايير الهامة للمراجعة الداخلية  لذلك يجب أن يكون المراجع الداخلي مستقلا في أداء أعماله لكي تتحقق فاعلية المراجعة الداخلية. لذلك يجب أن يتبع المراجع الداخلي المستويات الإدارية العليا مباشرة لكي يتمكن من أداء مهامه باستقلالية .

وتتجه كثير من الشركات إلى تكوين لجنة المراجعة والتي تتكون من أعضاء مجلس الإدارة غير المتفرغين( أي أعضاء مجلس الإدارة غير التنفيذيين أي من خارج الشركة ) . وهدف اللجنة الإشراف على وظيفة المراجعة الداخلية مما يزيد من استقلاليتها.وهم حلقة الوصل بين المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية.

وقد ذكر مجمع المراجعين الداخليين بأمريكا( IIA ) إن استقلال المراجع الداخلي من العوامل الأساسية لفاعلية برنامج المراجعة الداخلية .

سادسا : العلاقة بين المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية :

يجب أن يقوم مدير المراجعة الداخلية بالتنسيق بين جهود المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية .حيث يجب أن يكون هناك تعاون كامل بين عمليهما للتأكد من مدى كفاية عمليات المراجعة وتقليل الجهود المزدوجة

ولاشك أن هناك الكثير من صور المساعدة التي يمكن أن يؤديها المراجع الداخلي للمراجع الخارجي والتي يمكن أن تأخذ أي شكل من الأشكال الآتية

-         التفهم التام لأساليب وطرق ومصطلحات المراجعة.

-         القيام بمهام محددة معاونة للمراجع الخارجي سواء تحت إشرافه أو بدون إشرافه.

-         التكامل بين مهام المراجعة الداخلية وأعمال المراجع الخارجي الأمر الذي يؤدي إلى خفض ساعات عمل المراجع الخارجي وبالتالي تخفيض تكاليف المراجعة الخارجية .

ملاحظات هامة :

1-   يجب أن تكون كل الترتيبات في مجال التعاون بين المراجعة الداخلية

والمراجعة الخارجية متفق عليها وموثقة كتابيا .

2-   يجب أن يكون للمراجع الخارجي الحق في الاطلاع على تقارير وأوراق عمل المراجع الداخلي .

سابعا :أوجه الشبه بين المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية :

1-   كلاهما يسعيان إلى وجود نظام فعال للضبط الداخلي بقصد منع حدوث الأخطاء وأوجه التلاعب أو الحد منها .

2-   كلاهما يهتمان بالمراجعة المالية للعمليات التي تقوم بها المنشأة.

3-   كلاهما يهتمان بوجود نظام رقابة داخلية قوي في المنشأة محل المراجعة .

ثامنا :أوجه الاختلاف بين المراجعة الداخلية والمراجعة الخارجية

1-   الهدف الأساسي :

-         تهدف المراجعة الداخلية إلى فحص الأنظمة المحاسبية واجراءتها والسياسات الإدارية المرسومة بهدف التحقق من تنفيذها طبقا لما هو مخطط لها واكتشاف أي انحرافات عن التنفيذ , كما يهدف المراجع الداخلي إلى منع  ارتكاب الأخطاء والغش والتلاعب في الدفاتر وفحص وتقييم وسائل الرقابة الداخلية .

-         أما المراجعة الخارجية فهي تهدف إلى إبداء رأي فني محايد عن عدالة وصدق القوائم المالية التي تعدها المنشأة وعن نتيجة الأعمال ومركزها المالي . وبالتالي يهتم المراجع الخارجي بفحص عناصر المركز المالي وبنود  قائمة نتائج الأعمال . كما تهدف المراجعة الخارجية بطريق غير مباشرة إلى اكتشاف الأخطاء والتلاعب                         

2-   نطاق العمل :

-         المراجعة الداخلية يمكن أن تكون مراجعة تفصيلية شاملة نظرا لما يتاح للمراجع الداخلي من وقت طويل وإمكانيات تمكنه من تحقيق ذلك .

-         أما المراجعة الخارجية فهي مراجعة اختباريه تقوم على أساس الاختبارات أو العينات .

3-   الجهة التي تعمل لحسابها والمستفيدة من عملها :

-         المراجع الداخلي موظف بالمنشأة يخضع لسلطان إدارتها وتوجيهاتها وبالتالي فهو في خدمة الإدارة العليا للمنشأة واليها يقدم نتائج فحصه ومراجعته .

-         أما المراجع الخارجي فهو ممارس مهني ( متعاقد مستقل بعقد وكالة ) يقوم على خدمة طرف ثالث خارج المنشأة عن طريق تقديم رأيه الفني عن عدالة القوائم المالية . وهدا الطرف الثالث هو الملاك أو الجمعية العمومية للمساهمين بالإضافة إلى أطراف أخرى مثل الدائنين والمستثمرين المحتملين والمصالح الحكومية والجهات الرقابية المختلفة بالإضافة عن إدارة المنشأة ذاتها .

4-   المعايير التي تحكمها :

-         المراجعة الداخلية تعتمد على معايير الممارسة المهنية  للمراجعة الداخلية .

-         أما المراجعة الخارجية تعتمد على معايير المراجعة المتعارف عليها .

5-   الاستقلال:

-         المراجع الداخلي موظف بالمنشأة  ويرتبط بها بعلاقة تبعية وعقد عمل . حيث لإدارة المنشأة  حق تعيينه وفصله ونقله ومكافأته وترقيته أو تخطيه . فان استقلاله غير كاملا ونسبيا.

-         أما المراجع الخارجي فهو يتمتع باستقلال كامل عن المنشأة التي يقوم بمراجعة  عملياتها.

6-   توقيت الفحص والمراجعة :

-         تقوم المراجعة الداخلية بفحص أنشطة المنشأة بصفة مستمرة .

-         في الغالب تتم المراجعة الخارجية على أساس سنوي في نهاية الفترة المحاسبية .

تاسعا : معايير الممارسة المهنية للمراجعة الداخلية :

اصدر معهد آو مجمع المراجعين الداخلين بالولايات المتحدة الأمريكية معايير للمراجعة الداخلية وتنقسم هذه المعايير إلي خمسة أقسام أساسية تغطي الجوانب المختلفة للمراجعة الداخلية في أي تنظيم . وتتمثل تلك الأقسام  الخمسة في الآتي :

1-   استقلال المراجع الداخلي :

-         يجب أن يكون المراجع الداخلي مستقلا عن الأنشطة التي يقوم بمراجعتها.وهذا يتطلب ضرورة أن يكون الوضع التنظيمي لقسم المراجعة الداخلية كافيا بما يسمح  بأداء المسئوليات المنوط بها.مما يمكنه من ممارسة عمله وتحقيق أهدافه بكفاءة ، ويجب أن يكون المراجع موضوعيا في أدائه لأعمال المراجعة بمعني أن يكون غير متحيز ويمارس عمله دون الأخذ في الاعتبار أي ميول أو أهواء شخصية .

2-   العناية المهنية :

أ‌-     بالنسبة لقسم المراجعة الداخلية :

-         يجب أن يتأكد المسئول عن قسم المراجعة الداخلية من توفر التأهيل الفني والخلفية العلمية المناسبة لدى المراجعين الداخليين القائمين بعملية المراجعة الداخلية .

-         يجب أن تكون لدى قسم المراجعة الداخلية المعرفة والمهارات والأصول اللازمة لأداء مسئوليات المراجعة .

-         يجب أن يتأكد المسئول عن قسم المراجعة الداخلية من توافر الإشراف الكافي على جميع أعمال المراجعة الداخلية .

ب - بالنسبة للمراجع الداخلي :

-         يجب عليه الالتزام بالمعايير المهنية  والقواعد السلوكية  عند ممارسة أعمال المراجعة الداخلية  .

-         يجب أن تتوافر لديه المعرفة والمهارة والتدريب الضروري والمستمر  لأداء أعمال المراجعة الداخلية بكفاءة وفاعلية .

-         يجب آن تتوافر لديه المهارات الخاصة بالتعامل مع الأفراد والقدرة على الاتصال بهم بفعالية  خاصة انه موظف من موظفي المنشأة أصلا .

-         يجب عليه الحفاظ على تأهيله الفني عن طريق التعليم المستمر  والاطلاع على الجديد في مجال عمله.

-         يجب عليه بذل العناية المهنية اللازمة في أدائه لأعمال المراجعة .

3-   نطاق العمل :

يتضمن نطاق عمل المراجعة الداخلية فحص وتقييم كفاية وفاعلية الأداء ويشتمل ذلك على مايلي :

-         مراجعة وفحص جميع العمليات المالية المسجلة بالدفاتر والسجلات ، وكذلك تقييم مدى كفاءة وفاعلية نظام الرقابة الداخلية المطبقة في المنشأة حتى لو تم ذلك بالتعاون مع المراجع الخارجي ، وكذلك تقييم اللوائح والسياسات الداخلية ثم تقييم مستوى أداء الأفراد لمسؤولياتهم ومهامهم .

-         تقييم كفاءة استخدام الموارد المتاحة .

4-   أداء عمل المراجعة الداخلية :

تختلف طريقة أداء عمل المراجع الداخلي تبعا لاختلاف طبيعة نشاط المنشأة ونوعية المشكلات التي تؤثر على أداء عملياتها والنظام الإداري فيها .

 إلا أن هناك عناصر مشتركة في أداء عملية المراجعة الداخلية وهي :

أ‌-      التحقيق:

-         ويهدف إلى التأكد من مدى صحة العمليات المالية من حيث الدقة المحاسبية والمستندية وسلامة التوجيه المحاسبي وجمع الأدلة والقوانين التي تثبت صدق ماتتضمنه السجلات من بيانات مالية يمكن الاعتماد عليها.

ب‌-التحليل :

ويقصد به الفحص ألانتقادي للسياسات الإدارية وإجراءات الرقابة الداخلية والسجلات والتقارير لتحديد نقاط الضعف فيها . ويستخدم المراجع الداخلي العديد من الأساليب لتنفيذ عملية التحليل منها أدوات التحليل المالي، والمقارنات، وإيجاد العلاقات المختلفة بين عناصر القوائم المالية في المنشأة.وتحليل النتائج على مستوى الأقسام وتحليلها أيضا على مستوى الشركة لعدد من السنوات إلى غير ذلك من الأساليب.

ج-  الالتزام :

ويقصد به الإجراءات التي يضعها المراجع الداخلي في سبيل التأكد من مدى التزام العاملين في المنشأة بالسياسات الإدارية المرسومة وأداء وتنفيذ العمليات وفقا للنظم الموضوعة والقرارات المتخذة في هدا المجال .

د-  التقييم :

ويتمثل هذا العنصر في تحديد أن دور المراجع الداخلي يتركز في تقييم مايلي:

-         مدى كفاءة السياسات والإجراءات  الموضوعة في تحقيق الأهداف .

-         مدى فاعلية هذه السياسات والإجراءات في تحقيق الأهداف.

-         يكون التقييم بهدف ترشيد الموارد مستقبلا ، وتطوير وتحسين الأداء في المنشأة.

هـ - التقرير :

يعتبر التقرير العنصر الأخير من عناصر المراجعة الداخلية وفيه يعبر المراجع الداخلي عن :

-         المشاكل التي واجهها وأسبابها.

-         نقاط الضعف في السياسات والإجراءات.

-         التوصيات المناسبة لعلاج نقاط الضعف وحل أي مشاكل .

-         النتائج النهاية التي توصل إلي نتيجة تنفيذ عملية المراجعة الداخلية.

ويرفع هدا التقرير إلى الإدارة العليا التي يتبعها وذلك لتنفيذ ماجاء في التقرير من توصيات وأراء وملاحظات وتحفظات إن وجدت .

5-  إدارة قسم المراجعة الداخلية :

يكون المشرف على قسم المراجعة الداخلية مسئولا عن إدارة القسم بحيث :

-         تحقق أعمال المراجعة الأغراض العامة والمسئوليات التي اعتمدتها الإدارة العليا وقبلها مجلس الإدارة.( أي تحقق المراجعة الداخلية الأغراض التي أنشئت من اجلها )

-         تستخدم الموارد المتاحة لقسم المراجعة الداخلية بكفاءة وفاعلية.

-         تتمشى جميع أعمال المراجعة الداخلية مع معايير الممارسة المهنية للمراجعة الداخلية .